ホウレンソウの「報告」
社会人となり、仕事に慣れてきたら、ビジネスマナーがより実戦的な形で求められてきます。ビジネスマナーをより専門的に身につける必要に迫られてくるわけですね。
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社会人としてのマナー全般というより、ビジネスの世界で専門的に身につけておきたい基本があります。そんなビジネスマナーの基本のひとつとして、いわゆる「ホウレンソウ」ということが挙げられます。
「ホウレンソウ」というのは、もちろん野菜のほうれん草ではありません。「報告」「連絡」「相談」の頭文字です。この三つがビジネスマナーの土台と考えてよいでしょう。その中でも特に最初の段階で覚えておくことが、「報告」です。
何がしかの仕事を任される場合、上司からまずその内容を「命令」されます。上司から「こうやってくれ」または「これをしなさい」などの指図があれば、表現の固い柔らかいの違いはあっても、それは「命令」にあたります。
命令を受けたら、部下がその業務を遂行するわけですが、そのことを「受命」行為といいます。受命行為は、会社の仕事であり、自分の個人的な事柄ではありません。会社の仕事を自分が受け持つということになります。
ということは当然、会社側がその仕事に関する進行状況であったり、相手方の対応であったり、トラブルなどであったり、それに関する状況や結果を把握しなければいけません。
ここに「報告」の意味があります。つまり、受命行為の途中での経過に対しては、「中間報告」を、受命行為が完了したら、「結果報告」を行わなければいけません。
仕事というのはそれだけが独立しているというわけではなく、上下左右の多くに関連性があります。よって、仕事を受け持ったら、その仕事の状況が会社にわかりやすい状態を担当した自分がつくっておくことが大切です。
それはつまり、マメな報告を行うということです。ともすれば、ベテラン社員でも怠りがちになるのが、「報告」です。別件で多忙のあまり、該当の受命行為のほうはうまくいっているのだからと、報告をうっかり怠る場合があります。
「命令」と「報告」は対になっているものだと考えましょう。命令があったら、反射的にそれに対する「報告」を行うのだという意識を自分のものにしましょう。
特に最初の段階ならば、仕事に関しての報告は、しつこいくらいでちょうどいいのです。少し極端だと思っても、細やかに、そしてマメに報告しましょう。それによって、上司からのアドバイスや、的確な指示も受けやすい環境に恵まれることになります。
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