電話応対はアルバイトでもできる
電話対応は、誰にでもできることでありながら、誰もがちゃんとできているとはいえないビジネスマナーです。電話対応におけるビジネスマナーは、声と言葉に集約されます。何せこちらも相手も、お互いの顔を見ないでやりとりをするわけですから、声と言葉に集中せざるをえません。
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表情が全く相手に伝わらない以上、こちらは声で表情を作ることに心がけます。これは、普段生活している際に電話を受ける場合とは全く異なる、ビジネスマナーならではの特徴であるといえるかもしれません。
それでは、どのような電話対応がビジネスマナー上好ましいのでしょうか。
まず、電話対応の基本としては、第一声の大きさです。最初の出会いが声ですから、その第一声には、よく配慮しておく必要があるわけですね。
ここでびっくりするほどの大きな声をあげたり、ほとんど聞こえような小さな声だったりすると、電話した相手方には不信感を与えることになります。相手によっては、それだけのことで、会社への大きなイメージダウンを与える場合すらあります。
何ごとも最初の出会いが大切であるのと同様に、電話での第一声も非常に重要な瞬間になります。必ず柔らかい口調で、相手に聞き取りやすい声を出せるようにしておきましょう。これは日ごろの訓練で、身につけられることです。
言葉遣いに関しては、とにかく丁寧であることを心がけましょう。尊敬語、謙譲語の誤りも、こと電話対応に関しては特に注意しておかなければいけません。
何しろ、顔、表情がお互いに見えないわけですから、相手に対して誠意を見せられる要素が少ないのが電話対応ということになります。その部分でのミスというのは、それ以外のことまで懸念を与える要因になります。
ある意味で、電話応対とは完璧が求められる仕事といえるかもしれませんね。電話対応とは、それだけ難しいお仕事なのです。
とはいえ、電話は基本的には誰でもできる行為だし、できるものだとみなされているお仕事でもあります。
ときにはアルバイトに任せる企業も少なくありません。その場合でもビジネスマナーの一定の訓練を経て、アルバイトに電話応対を任せています。基本的な電話におけるビジネスマナーが定着さえすれば、それほど難しく考える必要がないのも電話応対における事実ではあります。
いつまでも電話応対への苦手意識や恐怖心を持たずに、まずは大切なルールやビジネスマナーの基本を押さえ、積極的に受話器に向かってみるようにしましょう。
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