こちらから電話をかける時の注意点
日常でも、ビジネスの場でも、電話を受けることは案外簡単なことですね。ビジネスマナーにおいても、電話の受け方は基本中の基本ですから、クレームなど特殊な対応を除けば、すぐに慣れることができるでしょう。
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電話をこちら側からかける場合、これはビジネスの場では、日常の電話と違い、少々難しいところがあります。日常の電話でこちら側からかけるときには、滅多に緊張することもないかもしれませんが、ビジネスの電話対応にはある種の緊張感がともないます。そこにビジネスマナーの必要性があるわけですね。
電話をかける際のマナーとしては、まず初めてかけるところの場合、「はじめまして」を冒頭に告げます。二度目以降は「お世話になっております」を最初に一言添えることが基本マナーとなります。
この一言があるかないかは大きな違いかもしれません。最初のこのひと言は、日常の場での「こんにちは」や「さようなら」に等しい通例の挨拶だからです。
次に、会社名、自分の名前を告げます。その後、用のある相手に取り次いでもらうように頼みます。これで第一段階まではクリアです。
次は、取次ぎ相手に変わった際の電話対応です。
まず挨拶をし、今電話できる状態かを確認しましょう。電話は、ある意味、相手方の状況を無視してかけることになります。今現在が、相手にとって不都合ではないかどうかの確認をまずしておきましょう。携帯電話ほどではないにしても、たとえ電話口に出られる状態ではあれ、短時間しか話せない場合もあるので、この確認も重要です。
しばらく話しても大丈夫のようなら、用件を話します。短時間しか出られない状態なら、特に簡潔に用件の概要のみを伝えておきましょう。
用件を伝え終わったら、後は失礼のないよう挨拶をして受話器を切りましょう。最後に受話器の置き方も注意が必要です。互いに多忙ではありますが、受話器をガチャンと乱暴に置かず、ゆっくりと置くようにしましょう。出来るならば、相手のほうが受話器を置いたのを確認してから、こちらも電話を切るくらいの配慮が必要でしょう。
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