ビジネス文書の種類
ビジネス文書の中には、さまざま種類があります。それらの違いをよく把握しておき、種類ごとの目的や内容をよく認識しておきましょう。
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まず、ビジネス文書には社内文書と社外文書があります。
社内文書の中には、主に次のようなものがあります。
「計画書」「報告書」「通達」「稟議書」「議事録」「企画書」
などであり、これらは社内の情報を記録する文書です。
社外文書の中には、主に次のようなものがあります。
「請求書」「注文書」「見積書」「通知書」「礼状」「挨拶状」「提案書」
などであり、これらは社外に対して発信する文書です。
社内文書に関しては、それぞれの書類ごとのフォーマット、すなわち定型文が存在しています。したがって、それをパソコンに全て取り込んでおけば、特に問題はないでしょう。社内文書に時候の挨拶などは必要ありません。基本的には事務的な文章で問題ないので、あまり余計な物は付け加えなくても構いません。
社内文書では、日付を正確に記入すること、内容を間違わないこと、この2点に注意しておきましょう。
一方、社外文書に関しては、前文と末文の挨拶、言葉遣いなど、多少気を使う箇所が増えます。挨拶文については、いくつかのフォーマットがあるので、その中から現在の時節に合ったもの、相手方に合わせたものを選択すればよいでしょう。
また、これはビジネス文書全般にいえることですが、横書きが基本原則です。宛名はまず社名を書き、次に役職名、担当者氏名を書いていきます。
結構迷うのが、氏名の末尾につける文字ですね。役職名のある宛名の場合は「殿」、個人名に対しては「様」会社及び部署の場合は「御中」を末尾につけるのが基本です。
このようなビジネスマナーは、むしろ早期に身につけやすいことですから、社会人になってすぐにマスターするようにしましょう。一年生だからまだビジネスマナーをよく知らないでは通用しない状況もあります。
文書については、すでにフォーマットが確立されているので、難しいことはありません。勉強しながら、しっかりビジネスマナーの基本を覚えていきましょう。
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