訪問時はアポイントを取るのが基本
社会人になり、経験を積むにつれ、他の会社を訪問する機会もそれに応じて増えてきます。営業マンならば、一日複数の会社を訪れることになりますし、そうでなくとも、何かの目的で関係する相手先などを訪ねる機会があります。
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管理職になったり、偉い立場になっても他の会社を訪問する機会は多く、社外で会う人たちも同様に偉くなっていきます。そのような形で会社の訪問は退職するまで続く仕事だと考えたほうがよいでしょう。
つまり訪問の際のビジネスマナーというのは、一生ものと考えておきましょう。同時に、会社訪問に伴うビジネスマナーは非常に重要であり、会社そのものに対してのイメージに影響を及ぼします。そのくらいの認識を持って取り組みましょう。
会社訪問時のビジネスマナーには、まず何よりもアポイントが伴います。アポイントを取らずに相手方を訪ねるというのは、わずかな例外を除けば、まずビジネスマナーに反する行為です。
訪ねる相手にしてみても、決して暇ではないので、急な訪問者のために時間をとることはできません。あらかじめ会う時間をしっかり決めておき、それから訪問する必要があります。
アポイントを取る際は、最近ではメールがよく利用されます。メールであれば、確認もしやすいですし、内容が正確に伝わるからです。
まずは電話で訪問しても良いかどうかを尋ね、良いとなればメールで日時を伝える、というのが一般的ですね。メールで先に許可を取り、そこで日時も決めて、改めて電話、というケースもよくあります。
ミスを起こしやすいのは、メールを送り、その後相手の諾否の確認もせずに訪問することです。メール一本で大切な約束をするためには、相手がそのメールを読んだかどうかの確認までする必要があるわけですね。
いずれにしても、相手方が電話が嫌いという場合を除けば、メールだけでなく電話を入れるのがマナーです。
アポイントを取る際のメール内容は、日時、所要時間、目的、場所をしっかり明記する事です。しっかりしたビジネス文書で、簡単な挨拶もいれておきましょう。また、訪問する日にも念のため、ちゃんと電話をいれるようにしておきましょう。
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