面談、商談のマナー
無事アポイントを取って、いざ訪問という段になったら、次には訪問時のビジネスマナーもいくつかあります。
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まず、身だしなみに問題がないかをしっかりチェックし、着衣その他に乱れがないかを確認しましょう。そして、約束のおおむね１０分前くらいには該当場所に到着できるようにします。
この時間は結構大事な事項です。約束の時間に遅れるのは当然問題外ですが、早すぎてもいけません。相手にもスケジュールがあるのですから、あまり早いと相手に迷惑をかけることになります。５分前の早さが適切なところであり、失礼には当たらない範囲です。１０分前に到着し、予備の時間として５分ほどを見ておき、５分前に訪問するというのがマナーに沿った訪問時間です。
ある程度の規模の会社の場合には受付があるので、まずそこに足を運び、取り次ぐ相手の名前を告げて取り次いでもらいます。その際、受付の方に対しても、礼儀正しく接するのがビジネスマナーです。
部屋に案内されたら、室内に入る前にコート類は脱いでおきましょう。会社に入る前に脱いでも構いません。
面談、商談に関わらず、応接室に通された場合は、カバンはテーブルの上にに置かないよう気をつけておきましょう。カバンなど携帯物は、必ず床か膝の上に置きます。これも重要なビジネスマナーですね。
そして、最も重要なのは相手方とのお話です。
初めて会う場合には名刺交換から入り、お互いの事柄に関して雑談混じりに聞いていく感じになります。特に日本での商習慣として、いきなり本題に入ることはあまりなく、雑談の後、本題に入るというのが通例になっています。
顔見知りの場合は、それぞれの趣味など、少し雑談してから商談に入る、というパターンになるでしょう。
いずれにしても、いきなり本題というケースはあまりありませんが、相手に時間的な余裕がない場合は、本題から入る方が適切です。これは、事前のアポイントの時点で、相手の時間的都合が大体わかるので、前もって決めておきましょう。
重要なのは、相手の話に対して真摯に耳を傾けるという姿勢です。時に質問し、時に相槌を打ち、時に共感し、時に復唱する。このような姿勢をごく自然に出せるようになると、たとえ初対面の相手であれ、会話は円滑に進んでいくことでしょう。
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